電子帳簿保存法の改正～令和4年1月からこう変わる～
こんにちは。
税理士の大塚です。
電子帳簿保存法が令和4年1月1日より改正されます。
大きく分けると、「電子データ保存の要件が大幅に緩和される」「電子取引の紙出力での保存が認められなくなる」ということがポイントになります。
今回は改正される電子帳簿保存法の要点をまとめます。
１ 保存方法の概要
区分ごとに認められる保存方法は下記の図の通りです。
改正前、電子取引については紙出力による保存が認められていましたが、改正後は電子データとして保存することが求められます。
２ 区分１：電子的に作成した帳簿、請求書等の書類
対象となるのは、会計ソフトで作成している会計帳簿、請求管理ソフトで作成した自社発行の請求書などです。
元データがＰＣ内に保存されているケースが該当します。
この場合、出力した紙で保存することが原則ですが、一定要件を満たせば電子データのまま保存することも認められます。
従来から電子データのまま保存する方法はありましたが、改正で要件が大幅に緩和されました。主な改正点は下記の通りです。
⑴税務署長への事前承認制度の廃止
⑵下記の3要件を満たす場合、電子データのまま保存が可能
①システム関係書類等の備付
②ＰＣ、ディスプレイ、プリンタ等を備え付け、画面・書面に整然とした形状及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
③ダウンロードの求めに応じることができること
⑶優良な電子帳簿の要件を満たす場合は過少申告加算税が5％軽減される措置
事前に税務署へ届出書が必要となります。
事前承認制度がなくなり、最低限の要件で電子データのまま保存が可能になりましたので、従前よりも電子データのまま保存する企業が増加することが想定されます。
３ 区分２：紙で受領・作成した請求書等の書類
対象となるのは、取引先から紙で受領した請求書、領収書、紙で取り交わした契約書、手書きで発行した請求書、領収書などです。
この場合、紙のまま保存することが原則ですが、一定要件を満たせばスキャンした上で電子データとして保存（スキャナ保存）することも認められます。
従来からスキャナ保存は認められていましたが、改正で要件が大幅に緩和されました。主な改正点は下記の通りです。
⑴税務署への事前承認制度の廃止
⑵タイムスタンプの付与期間が、最長約2か月と7営業日以内に延長
⑶受領者がスキャナで読み取る際の自署が不要
⑷タイムスタンプに代えて、訂正又は削除を行った場合に内容を確認できるクラウド等（訂正、削除ができないものを含む）での保存が可能
⑸検索要件の緩和 取引年月日、取引金額、取引先に限定
ダウンロードに応じられれば、範囲指定及び組み合わせ条件での検索は不要
⑹適正事務処理要件が廃止 相互けん制、定期的な検査等が不要
事前承認制度が廃止されたことに加え各要件も大幅に緩和されています。
改正前は受領者がスキャンする場合、タイムスタンプの付与期間が3営業日と非常に厳しいものでしたが、約2か月へ延長されます。
また、タイムスタンプに代えて、訂正又は削除の内容を確認できるシステム（訂正又は削除ができないものを含む）での保存が可能になりましたので、経費精算システムなどを利用されている企業は必然的に要件を満たしていくことも想定されます。
大きいのは適正事務処理要件が廃止されることです。
改正前は、スキャナした人と別の人による原本とデータの突合や、定期的に原本とデータを突合して不備がないか確認することが必要でした。
そのため、すぐに原本を廃棄することはできず、紙での保存も並行する必要がありました。
今回適正事務処理要件が廃止されることで、理論上はスキャナしてすぐに原本を廃棄することが可能となります。
但し、問題なくスキャンされているかの確認や、同じ領収書の使いまわしを防止するために原本の提出を求めるといった対応も考えられ、企業ごとに検討が必要と思われます。
出典：国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf）
４ 区分３：電子取引
対象となるのは、紙を通さずに授受する電子データになります。請求書をメール添付して送受信するようなものや、ネットからダウンロードして証憑を入手するものが該当します。
電子で完結する取引を言いますので、メールで送った後に原本を紙で郵送を行うようなケースは電子取引には該当しません。
電子取引は、出力しての紙保存か電子データのまま保存かを選択できましたが、改正後は紙保存ができなくなり、電子データのまま保存することが求めれます。
電子データのまま保存する為には、「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす必要があります。検索機能など一部要件はスキャナ保存同様に緩和されています。
⑴真実性の要件
いずれか一つを満たす必要があります。
①タイムスタンプが付与されたデータを授受
②データ受領後、タイムスタンプを付与する
③訂正又は削除を行った場合に内容を確認できるシステム（訂正又は削除ができないシステムを含む）での授受及び保存
④「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規定」の策定、運用、備付
最も簡単に要件を満たすのは、④の規定を整備することにあります。国税庁に規定の例がありますので、作成する際にはこちらをご参照下さい。
⑵可視性の要件
全ての要件を満たす必要があります。
①システムの概要を記した書類の備付 ※自社開発プログラムを利用する場合に限る
②見読可能装置の備付 ※ディスプレイ、プリンタなどの備付が必要
③検索機能の備付 ※取引年月日、取引金額、取引先に限定
ダウンロードに応じられれば、範囲指定及び組み合わせ条件での検索は不要
問題となるのは検索機能の備付です。検索機能は、取引年月日、取引金額、取引先のそれぞれで検索できる必要があります。
文書管理システムなどを利用していれば要件を満たすことは難しくないと思われますが、特にシステムなどの利用がない場合は困難です。
但し、別途Excelで管理台帳のようなものを作成してこれらの検索項目を網羅する方法や、PDFなどのファイル名自体に取引年月日、取引金額、取引先を入れて保存するといった方法も認められています。
※以下出典：国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf）
５．まとめ
区分１の電子データのまま保存する方法、区分２のスキャナ保存については、従前の要件が大幅に緩和されたことにより使用しやすくなりました。
ただ、こちらは紙での保存も認められますので、企業の必要性に応じて検討すれば良い事項かと思います。
一方で、電子取引は紙保存が認められなくなりますので、企業として対応が必要になります。
実際のところ、税務署がどこまで確認又は指摘をしてくるのか分からない部分もありますが、対応できる準備を進めていくに越したことはありません。
改正全般の細かい要件などは下記の国税庁のQ&Aをご参照下さい。